15分単位のタスク管理で、マルチタスクをこなしていこう

15分単位のタスク管理で、マルチタスクをこなしていこう

management | | 2017/06/14更新 | 能勢 弘光

いろいろなことを頼まれるようになると、平行タスクが増えて自己管理が重要になってきます。タスク管理ツールなどを使いこなしたり、ノートにメモをとったり、様々なタスク管理の方法が世の中には存在しています。自分に適したものを選ぶことで、マルチタスクをこなしていきましょう。

自分が教える立場にある時におすすめするのが、30分単位で時間管理をするやり方です。今回はさらにちょっと細かい15分単位のやり方をご紹介します。

必要なもの

  1. 15分単位でマス目が作れるもの
  2. 筆記具

デジタル世代な方は、筆記具はいらないので、自分でツールを選びましょう。Googleスプレッドシートのようなツールが適しています。作るものは、以下の画像を参考にしてください。エクセルの資料は、下の方にダウンロードできるようにしています。

excel-task-management.png

使い方

まず、金曜日または月曜日に記入します。自分が持っているタスクをだいたいでよいので、かかる時間を想定して、マス目に書き込んでいきます。1タスクの最小時間は15分です。15分単位で複数個のマス目を使っても問題ありません。書いたり消したりするので、鉛筆やフリクションなどの「消せる筆記具」が望ましいです。

入力例を以下に示します。入力していくと、定型作業と個別作業に分かれていきます。色を付けたりして、自分でわかりやすくしていくと、さらにスッキリしていきます。

task-management-sample.png

メリット

先に計画をたてることで、以下のメリットを得ることができます。

  1. 頭で覚えてなくて良いので、超すっきりする
  2. 作業漏れが少なくなる
  3. 作業が見通せるので、順番の組み換えなどで効率化がはかれる
  4. 作業量が見えるので、自分で時間コントロールができるようになる

個人的には、記憶に頼らないことのスッキリ感は、ものすごい安心感を生みます。そして、重大な作業漏れはほぼなくなり、やりたいことに時間を書けることができるようになります。

マルチタスクといえど、実際に自分が作業できるのは1つだけです。平行で進めているわけではありません(処理待ちなどは除く)。シングルタスクをしっかりとこなしていくことで、1日の結果としてマルチタスクをこなしているということであれば、今までよりも大幅に漏れなく業務をこなしているはずです。

作業計画シート(エクセル)の資料のダウンロードこちら

日記とか雑記とかメモとか

作成した作業計画シートは、デビット・アレンさんのGet Things Done(GTD)の考え方がベースになっています。やるべきことを吐き出して、記憶に頼らないことということの素晴らしさは、GTDの本を読んでいただけるときっとわかってもらえると思います。GTD最高!

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