業務で使用しているツールを乗り換える時に注意したいポイント(IT関連)

業務で使用しているツールを乗り換える時に注意したいポイント(IT関連)

system | | 2013/07/01更新 | 能勢 弘光

業務で使用しているツールは、長く使っていると他のよさそうなツールに乗り換えたい時が出てきます。IT関係のツールの話なのですが、システムとしては経年変化しているわけではなく、業務にあわなくなってきたり、様々な外部要因によって、ツールの乗換を行うケースが多いと思います。

自分の仕事も、お客様に「ツールを乗り換えをすすめる」ような業務に近いため、お客様からのご要望をきいて、システムの導入を進めていきます。その際に、注意しているポイントなどをいくつか記載したいと思います。ちなみに自分のしているものは、CMS(コンテンツ・マネジメント・システム)の導入と、機能要件の定義、非機能要件の設計、各種管理、開発、導入などです。基本的にゼロから導入まで全部ですね。これらを様々な人たちと共に、案件納品をすすめています。

ツール乗換時の注意すべきポイント

  1. コンバートすることができるか
  2. 機能要件は満たしているか
  3. 業務フローはかわるか、かわらないか
  4. 非機能要件は満たせるか
  5. 耐用年数は設計できるか
  6. 近い将来の確定している変更点に対応できるか

このあたりが、大きなポイントとなります。これは、ツールを乗り換えた際に失敗しないための最低条件と思っています。ツールですべてをまかなえないので、非機能要件や業務フローもあわせて設計・確認を行います。この中でも、業務フロー・非機能要件は特に重要です。なぜか。

一人で使うツールではなく、みんなで使うツールの場合は、プレーヤーが非常に多い

プレーヤーが多いツールというのは、いろいろな人がいろいろな立場で使うツールとなります。単純なものではなく、効率を求めたり、履歴を残したり、承認したり、コラボレーションしたり。とにかかくさまざま。これらの業務を網羅せずに、システムの導入をとりあえずで進めると、まず成功しないです。

どうして成功しない?

業務を網羅せずにツールを導入すると、なぜ失敗するのか。それは、みんなが使うからです。いきなり使うツールが変更されてしまったら、今までの経験は全てなくなり、また新しい経験を積まなければなりません。これは学習コストとして換算されるのですが、単純にトレーニングを3時間やったからOK!というものではありません。今までの経験を生かしたツールでの業務は、みんなが効率化を各々が行っているので、この効率化を出すのは簡単なものではないんです。

ツールを導入すると、効率化するってよく聞きます

ツールを導入して効率化が進むのは、ある特定の仕事領域だけです。それは何かというと、ツールの機能におきかえられるもの。置き換えられるものが多いほど、業務を効率化するできます。

  1. 機能要件の部分で満たした機能が、どこまで業務を置き換えられるか。
  2. 業務フローを見直した結果、効率化できる部分をどこまで見直せるか
  3. 非機能要件を見直した結果、効率化できる部分をどこまで見直せるか

ツールの導入は、あくまでツールの導入であって、様々な部分の見直しは、考えて見直します。ツールの導入で、銀の弾丸のように解決することは稀ですし、それを考えるのは自分の仕事とはほど遠い物だと思っています。もっと、キチンとみないと誰かに迷惑をかけてしまう気がしますし。

自分のメインの立場がIT関係のディレクションなので、ツールの営業でもないですし、開発しているわけでもないです(してますが、メインではなくフェーズとして存在している)。どうしても中立的な立場にいて、最良のものを求めてしまいます。なので、QCD(Quality, Cost, Delivery)のバランスを崩してしまうと、とたんにいろいろと崩れていきます。。。ここはなんとかしないとですね。

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