会議のやり方で思うことをつらつらと。必要なのは、会議に臨めるかどうかであって、やり方ではないのではないかと思う。

経営系の本やウェブ上の情報に多いのですが、会議のやり方について書いてある情報があります。トヨタ式とか、何とか会議とか、いろいろあります。自分も会議を主体で進めたり、セミナーを一人で切り盛りしたりと、なるべくいい会議やセミナーにしたいと考え、いろんなものを見聞きし体験するようにしています。

それら仕入れた情報は、成功(失敗)した事例の一つです。その会社を大きく成長させたやり方であって、問題があり、それを正し、改善したのです。そして、昨日よりも前に進むために考えていくのだと思います。

今自分が勤めている会社も、何とか成長させようと、皆頑張っています。もちろん、自分も。会議についてもルールがあったりするのですが。ちょっと気をつけねばならないところが多いと思っています。ルールも大切なのですが、そのルールを守るだけになってしまう傾向があり、その結果、元の木阿弥になっていくこともあるのです。

他の成功事例を自社で取り入れる際に気を付けたいポイント。

1. まず、自社の会議の問題点を洗い出す。

当然といえば当然なのですが、現状の会議の問題点をすべて洗い出します。これは複数人でいろんな角度から問題点を出すのがよいです。会議の時間が長い、結論が出ない、話し合いが明後日の方に行く。どの会社にでも共通しそうな問題から、自社ならではの課題などもあると思いますので、どんどん問題点を出していきましょう。

2. その問題点の解決は、仕入れた情報で解決できるのか考える。

出てきた問題点を、仕入れた情報で解決できるかどうか、これをまずは判断します。どのような背景で、その解決策に至ったのか。その背景と解決策は、自社の問題点を本当に解決するのか。

3. 解決策を実施した際のメリットとリスクを見極める。

メリットはとても分かりやすいです。そのメリットを求めて、みな問題点の解決を探しています。しかしながら、目を背けられるのがリスクです。そして、リスクの話が出ると話が止まってしまったりもしますよね。リスクは管理・防ぐ・小さくするものであって、避けるしかないものではないです。しっかりと管理していくのが重要です。

そして、最近の会議ルールの中でイマイチと思っていること。

これは一般的な話ではなくて、もっと狭い部分での話です。

1. 会議に資料を持ち込まない

これは、趣旨を取り違えるととてもよくないと思っているものです。資料を持ち込まない=準備しなくてよい という方もいるのではないでしょうか。このような考えの方と仕事をするのはなかなか厳しいものがあると思います。出たとこ勝負でやってきた人にとっては、これは嬉しいのかもしれませんが、しっかりと会議ができる状態になっているのかどうかポイント。

資料がなくても会議内容が事前に共有され検討されていること。すでに自分の考えの準備ができていること。

こういう状態でない限りは、資料の持ち込みを禁止するにはまだ早いかと思います。紙の資料をなくしたいのであれば、プロジェクターの準備や参加者が何かしらのデバイスで資料をみれるようにするのがよいです。必ず「意見が言える、発想できる」状態になっているのが重要です。

参加者が会議に臨む準備ができていれば、この方法は有効です。そうでなければ逆効果でしょう。

2. すぐに決める、どんどん決める

すごくいいことなのですが、ある一定の条件があると思っています。これがないと、逆効果ではないかと。

条件:ある程度の能力・経験を有している、またはそれと同等の何かがある

上記の条件を満たさないで「すぐに決める、どんどん決める」を実行するとどうなるか。考えが不十分で、方針があいまいなものが決まっていきます。それもすごい勢いで。普通に考えたら誰かが意見を出すようなものでも、決まっていきます。これ、相当恐ろしいです。

決まったことなので実行しなければなりませんし、結果が出なければ振出しに戻る的な感じで最初に検討していればよかったものを後から考えねばなりません。しかも、最初に制御していない分、イレギュラーも発生し対応が難しくなります。

条件を満たしていれば、この方法も有効です。そうでなければ、じっくり考える方が回り道ではなく、結果として近道になるのではないでしょうか。

3. どうすればできる?をわからない人に尋ねる

これは教育として「考えさせる」という意味では有効です。状況がよいときは問題ないのですが、あまり良くない状況下の場合は時間がかかってしまうので、無理にわからない人に聞かず、経験や能力がある人に尋ねるのがよいです。

会議は会議だけではなく、そのあとに実行が移されます。しっかりと状況を判断し、様々な集合知から生み出される創造力で、どんどん前に進んでいきたいですね。